Guida Biometria e rilevazione presenze
Quasi mai. Il GDPR mette l'impronta tra i dati che è vietato trattare salvo eccezioni, e per il Garante l'ordinamento italiano non ne consente l'uso per registrare entrate e uscite dei dipendenti. Qui trovi le norme, le multe già date e cosa usare al posto del lettore.
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Informazione generale sulle norme, non una consulenza legale: per il tuo caso concreto chiedi a un professionista.
La risposta in sei righe
Perché è un dato biometrico: nasce da un trattamento tecnico specifico delle caratteristiche fisiche di una persona e la identifica in modo univoco. L'articolo 9 del GDPR vieta di trattare questi dati, come quelli sulla salute, se non ricorre una delle eccezioni elencate dallo stesso articolo.
L'articolo 4, punto 14, del Regolamento (UE) 2016/679 chiama biometrici i dati ricavati con un trattamento tecnico specifico dalle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali, che consentono di identificare o autenticare una persona in modo univoco. L'impronta letta da un terminale rientra qui, e così il volto analizzato da un software.
L'articolo 9, paragrafo 1, vieta di trattare i dati biometrici intesi a identificare una persona. Il paragrafo 2 elenca le eccezioni: tra queste il consenso esplicito (lettera a) e gli obblighi del diritto del lavoro (lettera b). Il paragrafo 4 permette agli Stati di aggiungere condizioni e limiti.
Che non basta un'eccezione dell'articolo 9: l'art. 2-septies del Codice privacy chiede anche il rispetto delle misure di garanzia del Garante. E nel provvedimento del 26 febbraio 2026 il Garante scrive che l'ordinamento vigente non consente di trattare dati biometrici dei dipendenti per rilevare la presenza in servizio.
Il comma 1 dell'art. 2-septies del d.lgs. 196/2003 attua il paragrafo 4 dell'articolo 9: dati genetici, biometrici e sulla salute si trattano solo se c'è una condizione del paragrafo 2 e solo in conformità alle misure di garanzia disposte dal Garante. Il comma 8 vieta di diffonderli.
Nel provvedimento del 26 febbraio 2026 (doc. web 10233224) la rilevazione presenze viene inquadrata nella lettera b), il diritto del lavoro. Quella lettera però vale solo nella misura autorizzata dalla legge nazionale, con garanzie adeguate: e la legge italiana, per timbrare, non autorizza la biometria.
La legge 56 del 2019, all'articolo 2, aveva previsto sistemi di verifica biometrica contro l'assenteismo nella pubblica amministrazione. I commi da 1 a 4 di quell'articolo risultano abrogati dalla legge 30 dicembre 2020, n. 178 (testo su Normattiva).
Tre casi recenti bastano a capire l'orientamento: 15.000 euro nel 2026 a una cooperativa che leggeva le impronte di 6 dipendenti, e nel 2024 5.000 e 2.000 euro a due società che usavano il riconoscimento facciale in un cantiere. In tutti e tre i casi, oltre alla multa, è arrivato l'ordine di cancellare i dati biometrici.
| Provvedimento | Chi e con cosa | Articoli GDPR violati | Sanzione |
|---|---|---|---|
| 26 febbraio 2026 | Cooperativa sociale, lettori di impronte per gli orari di 6 dipendenti | 5, 9, 13, 30 e 35, più l'art. 2-septies del Codice | 15.000 €, stop al trattamento e cancellazione entro 60 giorni |
| n. 106, 22 febbraio 2024 | Società consortile dei rifiuti, riconoscimento facciale per le presenze in cantiere | 5, 9, 13, 28, 30, 32 e 35 | 5.000 € e cancellazione dei dati biometrici |
| n. 109, 22 febbraio 2024 | Società di consulenza, stesso sistema nello stesso cantiere | 5, 9, 28 e 32 | 2.000 € e cancellazione dei dati biometrici |
Fonte: provvedimenti pubblicati sul sito del Garante per la protezione dei dati personali, consultati il 23 settembre 2026.
No, non è una scorciatoia sicura. Il considerando 43 del GDPR avverte che il consenso non è un valido fondamento quando tra interessato e titolare c'è un evidente squilibrio, un rischio concreto tra datore e dipendente. E nel provvedimento del 2026 il Garante valuta la timbratura con le regole del lavoro, che rimandano alla legge nazionale.
L'articolo 5, paragrafo 1, lettera c), vuole dati adeguati, pertinenti e limitati a quanto serve. Se basta un codice o un badge, l'impronta è di troppo: nei casi del 2024 il Garante ha osservato che c'erano misure meno invasive.
Non è un'alternativa all'impronta: anche il volto analizzato da un software è un dato biometrico. I due provvedimenti del 22 febbraio 2024 riguardano proprio un sistema di riconoscimento facciale usato per le presenze.
Il comma 7 dell'art. 2-septies ammette i dati biometrici per le procedure di accesso fisico e logico ai dati da parte dei soggetti autorizzati, come misura di sicurezza legata all'articolo 32 del GDPR e con le misure di garanzia previste. È un caso che riguarda la protezione dei dati, non l'orario di lavoro.
Salvo casi eccezionali come questo, per timbrare entrate e uscite in Italia la strada biometrica è di fatto preclusa.
L'alternativa, in pratica
Con un identificativo che non è un dato biometrico: un codice personale digitato su un tablet in sede, oppure un QR che cambia di continuo e si inquadra col telefono. È ciò che fa locattend, che non legge impronte né altri dati biometrici. Si paga 6 € al mese per chi timbra. Prezzo finale: in fattura non si aggiunge IVA.
Il chiosco a codice PIN prende il posto del lettore di impronte, all'ingresso. Contro chi timbra per un altro ci sono l'anti-doppione per turno, il blocco dopo 8 codici errati e, se la accendi, una foto: uno scatto da guardare, non un riconoscimento del volto. Resta un dato personale, da citare nell'informativa ai dipendenti.
Per chi ha lo smartphone c'è il chiosco QR: uno schermo in sede mostra un codice che si rinnova in continuazione, quindi una foto girata a chi è ancora a casa non timbra. I dati stanno su server italiani, crittografati, e si conservano 5 anni.
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Domande su impronte digitali e presenze
Di regola no. L'impronta è un dato biometrico, che l'articolo 9 del GDPR vieta di trattare salvo eccezioni, e l'art. 2-septies del Codice privacy aggiunge le garanzie del Garante. Per il Garante l'ordinamento vigente non consente la biometria per registrare la presenza in servizio dei dipendenti.
No, il fatto che le impronte restino nel dispositivo non cambia la sostanza. Nel caso sanzionato il 26 febbraio 2026 i lettori non erano in rete e i dati stavano solo lì dentro: il Garante ha comunque inflitto 15.000 euro e ordinato di cancellare i dati.
Una sanzione, che nei casi recenti va da 2.000 a 15.000 euro, e l'ordine di cancellare i dati raccolti; nel 2026 anche il divieto di proseguire. Nel caso del 2026 il Garante ha contestato anche la mancata informativa, l'assenza del registro dei trattamenti e la mancata valutazione d'impatto.
Con un sistema che riconosce chi timbra da un codice e non dal corpo. Con locattend basta un tablet in sede: ognuno digita il suo codice personale e tocca ENTRA, oppure inquadra col telefono un QR che cambia di continuo. Per cominciare c'è una prova di 15 giorni, e nessuna carta da inserire.
Stacca il lettore di impronte, appendi un tablet.
Codice personale o QR dinamico, nessun dato biometrico. Prova di 15 giorni, e nessuna carta da inserire: a fine prova non paghi niente se non decidi tu.
Prova locattend gratis