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Guida Tablet condiviso e codice PIN

Come faccio timbrare i dipendenti senza usare il loro smartphone né comprare lettori badge?

Risposta breve. Con un tablet condiviso fissato in sede e un codice PIN personale per ogni dipendente.

Aggiornato il

La risposta in quattro punti

  • Chi prende servizio digita il proprio codice e tocca ENTRA; a fine turno tocca ESCI.
  • Il telefono dei dipendenti non entra in gioco. Non servono lettori a parete né badge da distribuire.
  • Il tablet però va procurato, se non ne hai già uno: locattend non vende hardware.
  • Il QR dinamico è un'altra modalità e richiede lo smartphone di chi timbra.

Cosa serve e cosa non serve

Serve un tablet con un browser, un punto di passaggio dove fissarlo e un codice per ogni persona. In pratica il tablet diventa il totem presenze del locale: un punto unico in cui tutti timbrano.

Serve

  • un tablet con un browser: il chiosco si apre con un link e non c'è un'app da installare;
  • un punto di passaggio dove fissarlo, per esempio l'ingresso di servizio o il retro, vicino a una presa;
  • un codice per ogni persona.

Non serve

  • un lettore da installare;
  • un badge per persona con i ricambi;
  • un tecnico in sede;
  • la registrazione o il login individuale per chi timbra soltanto dal tablet.

Il percorso, passo per passo

Dal tablet al report di fine mese sono sette passaggi: procuri il tablet, attivi l'account, assegni i codici alle persone, apri il chiosco e da lì si timbra ogni giorno.

  1. Procura il tablet. Va bene uno già in uso nel locale, oppure ne compri uno dove preferisci.
  2. Crea l'account e segui la configurazione guidata. Scegli il tipo di attività; locattend prepara i ruoli tipici del settore e crea la prima sede. Il passaggio dichiarato è di circa 2 minuti.
  3. Assegna un codice personale a ciascun dipendente che deve timbrare dal tablet senza telefono. Il modo di timbrare si sceglie persona per persona.
  4. Apri il link del chiosco sul tablet e posizionalo dove il personale passa a inizio turno.
  5. Decidi se accendere la foto di verifica. È facoltativa.
  6. Ogni giorno si digita il codice e si tocca ENTRA o ESCI. Le timbrature compaiono nel pannello in tempo reale e diventano ore secondo le regole che imposti.
  7. A fine mese chiudi il mese, registri le rettifiche e scarichi l'Excel.

Per le impostazioni nel dettaglio c'è la pagina della timbratura con tablet e codice PIN.

Come si evitano le timbrature fatte per un collega

Sul chiosco a PIN lavorano tre controlli: l'anti-doppione nello stesso turno, il blocco dopo 8 codici sbagliati e, se la attivi, la foto di verifica.

  • una seconda entrata nello stesso turno non viene registrata;
  • all'ottavo codice sbagliato il chiosco si blocca;
  • se attivi la foto di verifica, uno scatto accompagna la timbratura.

Il codice dice a nome di chi si timbra, non chi tocca lo schermo: per questo esiste la foto. La foto però non è un riconoscimento biometrico. Serve solo da riscontro, da riguardare se hai un dubbio. locattend non legge impronte né altri dati biometrici.

E il QR dinamico? È un percorso diverso

Nel chiosco QR uno schermo in sede mostra un codice che cambia di continuo, e il dipendente lo inquadra con il proprio telefono. Per questo il QR non risponde alla domanda di questa pagina: non fa timbrare chi non ha lo smartphone.

Può servire se una parte del personale usa volentieri il telefono. Le due modalità convivono nella stessa sede e le ore finiscono nello stesso report. Dettagli nella pagina della timbratura con QR code dinamico.

Quanto resta da spendere rispetto a un lettore badge

Con il tablet spariscono lettore, badge e installazione. Restano due voci: il tablet, se non lo hai già, e 6 € al mese per ogni persona che nel mese ha timbrato almeno una volta.

Un marcatempo a badge si paga a voci

  • il lettore a parete;
  • un badge per persona, più i ricambi;
  • l'installazione;
  • l'eventuale canone del software.

Con la timbratura su tablet restano due cose

  1. il tablet, da comprare se non lo hai già;
  2. 6 € al mese per ogni persona che nel mese ha timbrato almeno una volta. Gli amministratori non si pagano e il chiosco non ha un costo a parte.

Prezzo finale: in fattura non si aggiunge IVA. Ci sono 15 giorni di prova senza carta da inserire.

Esempio ipotetico: un laboratorio con 12 persone

Esempio ipotetico, non un cliente reale. Un laboratorio artigiano ha 12 persone e nessun telefono aziendale.

  • Postazione: il titolare usa un tablet che aveva già e lo fissa vicino allo spogliatoio.
  • Modalità: 10 persone timbrano con il codice al tablet; 2 preferiscono il QR col proprio telefono; per una giornata di formazione fuori sede le ore si inseriscono a mano e contano solo dopo l'approvazione del responsabile.
  • Un imprevisto: un operaio esce senza toccare ESCI. La sessione rimasta aperta si chiude in automatico se l'opzione è attiva, oppure il titolare la sistema dal dettaglio della giornata.
  • Spesa: se nel mese timbrano tutti e 12, sono 72 € (12 × 6 €). Il costo del tablet è escluso perché era già disponibile. Prezzo finale: in fattura non si aggiunge IVA.

Cosa questa soluzione non fa

Domande frequenti

Devo comprare un tablet?

Solo se non ne hai già uno. locattend non vende hardware: puoi usare un tablet con browser che hai già o comprarne uno dove preferisci.

Il QR dinamico funziona senza smartphone?

No. Il QR va inquadrato con il telefono di chi timbra. Chi non ha lo smartphone, o non vuole usarlo, timbra con il codice sul tablet.

La foto di verifica è un riconoscimento biometrico?

No. È uno scatto facoltativo che accompagna la timbratura e serve solo da riscontro. locattend non legge impronte né altri dati biometrici.

Chi timbra al tablet deve registrarsi o fare login?

No. Al chiosco non si fa login, e chi timbra soltanto dal tablet non deve registrarsi.

Posso usare il tablet a PIN e il QR nello stesso locale?

Sì. La modalità si sceglie persona per persona e le ore finiscono nello stesso report.

Cosa succede se qualcuno dimentica di timbrare l'uscita?

La sessione aperta si può far chiudere in automatico, oppure la correggi dal dettaglio della giornata.

Da dove continuare

Un tablet in sede, un codice a testa.

Prova di 15 giorni, e nessuna carta da inserire.

Prova 15 giorni sul tuo tablet